Panduan Detail Cara Membuat Perencanaan Event

969 views

Apakah anda dipercayakan untuk membuat konsep event oleh lembaga perusahaan anda ? Dapat dimaklumi bila anda mungkin terasa mumet berfikir buat kesuksesan event tersebut. Santai, membuat perencanaan acara perusahaan tak mesti jadi beban yang membuat anda pusing. Dibawah ini adalah sebagian ide dalam rangka membuat acara berjalan lancar dan sukses.

Pertimbangan awal membuat planning program acara instansi perusahaan

Perencanaan event lembaga perusahaan diawali dengan menentukan tampilan dan nuansa. Pelajari mengenai bagaimana jenis acara yang ingin anda pegang, hal apa yang mau anda gapai pada kegiatan itu. Yang perlu di ingat, keadaan relaks dalam berfikir akan dapat memudahkan anda menentukan keputusan yang lebih baik dan membuat planning yang efektif.

Konsep Event

Sebetulnya proses dalam membuat draft event perusahaan akan menjadi mudah setelah anda bisa memutuskan parameter dasar.

  1. Menyusun daftar checklist dalam rangka memberi panduan setahap demi setahap mengatur operasional kegiatan.
  2. Mengatur pendanaan. Anda bisa jadi telah diberi budget untuk itu. Pastikan bahwa alokasi dana di susun secara spesifik termasuk pendapatan & kesempatan (sponsor, penjualan tiket, donasi dan lainnya) serta biaya (cetak, izin, asuransi, audio visual, snack, alat-alat dan security)
  3. Menyimpan record. Hal ini perlu tak hanya untuk anggaran, tapi pada tiap-tiap kegiatan yang sudah anda lakukan. Hal ini akan membantu anda mengontrol beraneka ragam point penting yang perlu di pelajari.
  4. Lokasi & Fasilitas kegiatan. Tempat acara begitu penting bagi suksesnya kegiatan. Memilih sebuah lokasi yakni bukan hanya sekedar mencari info ruangan yang tersedia. Item-item yang mungkin perlu Anda pelajari yaitu kapasitas ruangan, visi dan misi event, keperluan mimbar dan panggung, alat-alat tertentu juga hal lainnya.
  5. Perencanaan buat urusan makanan dan minum. Kebutuhan yang lain bag perencanaan kegiatan perusahaan yang tidak kalah penting nya pula adalah katering. Apa model makanan yang mau anda sajikan, apakah akan ada makan siang, nasi kotak, atau makan malam prasman.
  6. Persiapan untuk pemasaran event. Pemasaran sangat penting untuk kesuksesan acara perusahaan. Ada berbagai macam metode periklanan yang dapat Anda praktekkan. Anda bisa mempertimbangkan apakah mempergunakan iklan berbayar di media tabloid atau internet, blasting email atau dari mulut ke mulut.
  7. Perencanaan bagi urusan Entertainer dan Audio. Menyewa seorang Nara sumber atau penghibur bisa rumit dan memerlukan anggaran. Pertimbangkan untuk menyewa jasa seorang MC atau pelawak yang disupport peralatan Audio visual kompeten, anda dapat mempekerjakan agent jasa sewa audio sound system, rental lighting ataupun sewa LED screen yang bisa mendukung event Anda menjadi sangat baik
  8. Pengaturan area parkir. Semua acara besar membutuhkan lahan parkir yang mudah diakses dari tempat acara. Pastikan kesiapan lokasi parkir yang nyaman yang tidak harus berjalan sangat jauh ke tempat acara. Bila Anda memiliki mobil pengiriman buat mengangkut makanan ataupun alat-alat khusus yang dibawa ke acara tsb, anda perlu meyakinkan staf terkait mengetahui lokasi yang baik untuk bongkar muat.
  9. Evaluasi Acara. Satu point penting yang sering diacuhkan akan tetapi perlu dari perencanaan event perusahaan yakni melakukan evaluasi. Buat form untuk evaluasi dan membagikannya pada terakhir acara. Buatlah survey singkat. Anda juga dapat memberi feed back dengan langsung.

Pada akhirnya, sehabis acara usai, anda bisa menyempatkan waktu sesaat guna merenungkan kembali segalanya. Mengecek semua proses konsep event perusahaan dan feed back yang telah anda terima. Apakah seluruh audiens mendapatkan akomodasi event yang nyaman? Apakah manajemen event Anda meyakinkan bahwa event bisnis benar-benar berhasil? Retrospeksi akan memudahkan Anda untuk meningkatkan dalam memplanning dan keahlian pengorganisasian.

Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on Google+0Print this pageEmail this to someone